Du kennst ihn. Diesen einen Kollegen, der gefühlt alles weiß. Der nie viel Aufmerksamkeit auf sich zieht, aber doch immer gefragt wird, wenn’s brennt. Der Prozesse durchschaut, die nie dokumentiert wurden. Der weiß, welche Abkürzungen im System wirklich funktionieren, wo die Stolperfallen liegen und wie man mit dem schwierigen Kunden von Unternehmen XY am besten umgeht.
Nennen wir ihn Klaus-Dieter. Und jetzt stell Dir vor, Klaus-Dieter verabschiedet sich in den Ruhestand. Mit ihm verschwinden Jahre an wertvollem Erfahrungswissen.
Als L&D Professional trägst Du genau jetzt Verantwortung. Du kannst dafür sorgen, dass dieses Wissen nicht verloren geht – sondern erhalten bleibt und anderen hilft, schneller arbeitsfähig zu werden.
Bevor wir einsteigen: Wenn Du dieses Thema direkt anpacken willst, dann teste jetzt kostenlos unser Autorentool mit einzigartiger Didaktik-KI. Es unterstützt Dich dabei, Wissen in wenigen Minuten didaktisch wirksam aufzubereiten – als E-Learning, das Du direkt über Euer LMS oder unsere Lernplattform bereitstellen kannst.
Zum AutorentoolWissensmanagement ist mehr als ein Projekt – es ist Überlebensstrategie
Der Begriff „Wissensmanagement“ klingt für viele nach Dokumentationspflicht oder Datenbankprojekt. Aber in Wirklichkeit geht es um etwas ganz anderes: Darum, wie ein Unternehmen arbeitsfähig bleibt. Und zwar nachhaltig.
Denn das Wissen, das wirklich zählt, steht oft nicht in Handbüchern. Es steckt in Köpfen. In Routinen. In kleinen, entscheidenden Details. Und genau dieses Wissen geht verloren, wenn niemand rechtzeitig fragt – oder weiß, wie man es sichert.
Drei Ebenen des Wissensmanagements – und was Du als L&D damit zu tun hast
Wissensmanagement hat viele Facetten. Wichtig ist, dass Du sie unterscheiden – und strategisch nutzen kannst:
1. Individuelles Wissensmanagement: Wie organisieren Mitarbeitende ihr eigenes Wissen? Welche Methoden helfen, Informationen zu speichern, zu sortieren und wiederzufinden?
2. Organisatorisches Wissensmanagement: Welche Infrastruktur stellt das Unternehmen bereit? Gibt es Tools, Plattformen oder Prozesse, um Wissen zu sammeln, zu strukturieren und zu verbreiten?
3. Wissensmanagement als Prozess: Wie wird aus implizitem Wissen – also dem, was Menschen einfach „so wissen“ – explizites Wissen, das andere nachvollziehen und anwenden können?
Gerade die Punkte 2 und 3 sind für Dich besonders relevant. Denn hier kannst Du aktiv gestalten, Wissen sichern und echte Wirkung erzielen.
Warum Du beim Thema Wissensmanagement nicht mehr warten solltest
Es gibt drei Gründe, warum Wissensmanagement genau jetzt Deine volle Aufmerksamkeit verdient:
1. Die Babyboomer-Generation geht in Rente.
Und mit ihr viele Schlüsselpersonen. Menschen, die jahrzehntelang im Unternehmen waren – und jetzt nach und nach ausscheiden. Die Zahl der Betroffenen ist riesig. Und die Lücke, die entsteht, ebenso.
2. Der Fachkräftemangel verschärft das Problem.
Neue Mitarbeitende sind schwer zu finden. Und wenn sie kommen, brauchen sie Orientierung. Ohne strukturiertes Wissen werden Einarbeitung und Onboarding zur Lotterie.
3. Hohe Fluktuation und Rollenwechsel sind Alltag.
Selbst wenn Mitarbeitende nicht das Unternehmen verlassen, wechseln sie intern die Rollen. Auch hier geht Wissen verloren – wenn Du nicht aktiv etwas dagegen tust.
Der häufigste Irrtum: „Das Wissen ist doch irgendwo dokumentiert“
Ist es nicht. Jedenfalls nicht so, dass andere es wirklich finden, verstehen oder anwenden können.
Was oft fehlt, ist die Verbindung: zwischen dem, was jemand weiß, und dem, was das Unternehmen braucht. Zwischen individueller Erfahrung und kollektiver Nutzbarkeit.
Und genau hier beginnt Deine Arbeit.
Wie Du pragmatisch und wirksam Wissensmanagement aufbaust – Schritt für Schritt
Du brauchst kein riesiges Projektteam oder zusätzliche Ressourcen. Was Du brauchst, ist ein klarer Plan. Hier ist ein möglicher Ablauf:
1. Kläre den Bedarf
Was genau möchtest Du sichern? Prozesswissen? Erfahrungswissen? Kundenspezifisches Know-how? Je konkreter Du den Bedarf formulierst, desto gezielter kannst Du vorgehen.
2. Entwickle einen klugen Fragebogen
Stimme Dich mit der Fachabteilung ab. Welche Fragen helfen dabei, Wissen sichtbar zu machen?
Beispielhafte Fragen:
- Welche Fehler sollten unbedingt vermieden werden?
- Was sind die drei wichtigsten Erfolgsfaktoren für diese Aufgabe?
- Was steht in keinem Handbuch, ist aber entscheidend?
3. Lass die Fragen vorab beantworten
Gib der Person, die das Unternehmen verlässt, ausreichend Zeit, um über die Antworten nachzudenken. Das erhöht die Qualität enorm.
4. Führe ein Interview – und zeige echte Wertschätzung
Setz Dich mit der Person zusammen. Höre zu. Zeichne das Gespräch auf. Mach daraus keine Pflichtveranstaltung, sondern ein wertschätzendes Gespräch. Es zeigt: Dein Wissen ist uns wichtig.
5. Transkribiere und strukturiere mit KI
Jetzt kommt Technik ins Spiel. Nutze KI, um das Interview zu transkribieren und erste Strukturen herauszuarbeiten. So sparst Du nicht nur Zeit, sondern auch Nerven.
6. Anreichern und kontextualisieren
Ergänze das Interview mit vorhandenen Dokumenten, Daten, Screenshots oder Verfahrensanweisungen. Was am Ende zählt, ist eine vollständige, verständliche und relevante Wissenseinheit.
7. Aufbereiten und bereitstellen
Nutze ein Tool, das Dir hilft, die Inhalte didaktisch sinnvoll aufzubereiten und in eine gut auffindbare Wissensdatenbank zu integrieren. Je leichter das Wissen zugänglich ist, desto höher ist seine Wirksamkeit.
Das richtige Tool macht den Unterschied
Natürlich kannst Du all das mit Einzeltools machen. Aber warum solltest Du?
Unser Autorentool mit einzigartiger Didaktik-KI wurde genau für diese Art von Arbeit entwickelt. Es unterstützt Dich dabei, Interviews nicht nur zu transkribieren, sondern direkt in strukturierte, visuell ansprechende und lernwirksame E-Learnings umzuwandeln.
Das spart nicht nur Zeit – es macht Wissensmanagement realistisch umsetzbar, auch bei vielen parallelen Fällen.
Denk daran: Wissensmanagement ist auch eine Frage der Haltung
Es geht nicht nur darum, Informationen zu speichern. Es geht um Verantwortung. Um Respekt vor dem, was Menschen über Jahre aufgebaut haben. Und um Zukunftssicherung.
Ein gutes Wissensmanagement zeigt: Wir sehen, was Du geleistet hast. Und wir sorgen dafür, dass es bleibt.
Wenn Du heute damit anfängst, legst Du den Grundstein für eine lernende Organisation – und hilfst Menschen, besser, schneller und sicherer zu arbeiten.
Teste jetzt unser Autorentool mit einzigartiger Didaktik-KI – kostenlos, direkt, ohne Verpflichtung. Und erlebe, wie einfach es sein kann, aus Wissen Wirkung zu machen.
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